Le chantier du 21ème siècle GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

Pour gérer autrement vos documents — Thu, 08 Nov 2007 10:19:00 +0100

Le chantier du 21^ème siècle GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

Réduire (quasi) à néant la part des données non organisées de l’ensemble informationnel de l’entreprise. A ce jour, les logiciels GED et gestion de contenus ont permis d’organiser jusqu’ à l’archivage, les données structurées et une partie des semi-structurées, mais l’essentiel des données qui gèrent les relations entre les humains, ou parfois même les interférences hommes/machines :

ordres, recommandations, procédures, consignes, ordonnances, mode d’emploi, etc.
à travers les courriers, les notes, les messages, télécopies, les pages web, les forums, etc.

sont au mieux stockées parfois identifiées à un thème central, et ou reliées à un émetteur et à un destinataire. Tout cet ensemble informationnel existant de plus en plus naturellement en format numérique doit être qualifié plus finement pour être retrouvé au temps opportun et utile par les utilisateurs, ceux pour qui l’existence de ce groupe, cet ensemble de données, ce document a de l’importance.

LES OBJECTIFS
-          éviter les redondances
-          fiabiliser l’information par sa disponibilité
-          sécuriser les données par un contrôle d’accès qualifié (workflow)
-          simplifier la circulation des informations pour une meilleure compréhension
-          humaniser les rapports hommes/hommes, hommes/machines
-          etc. dont la productivité …

Des moteurs facilitent les recherches, mais livrent les données sans discernement, il apparaît que le point central de cette Gestion de la Donnée, du Document est l’homme, son profil, son certificat d’identification lié à sa fonction hiérarchique et ou fonctionnelle, et à son besoin final. Les nouveaux outils devront en tenir compte pour permettre d’organiser les flux de ces données, des documents,

en amont dès la conception,

et en aval pour sécuriser et qualifier leurs circulations.

En conclusion, il ne suffira pas d’être agile pour éviter de faire mal à aux résultats mais bien de repenser l’organisation humaine de l’entreprise face à un document de plus en plus intelligent.

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