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Le chantier du 21ème siècle GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

Pour gérer autrement vos documents — Thu, 08 Nov 2007 10:19:00 +0100

Le chantier du 21^ème siècle GED, DEMATERIALISATION, DOCUMENT, SAUVEGARDE

Réduire (quasi) à néant la part des données non organisées de l’ensemble informationnel de l’entreprise. A ce jour, les logiciels GED et gestion de contenus ont permis d’organiser jusqu’ à l’archivage, les données structurées et une partie des semi-structurées, mais l’essentiel des données qui gèrent les relations entre les humains, ou parfois même les interférences hommes/machines :

ordres, recommandations, procédures, consignes, ordonnances, mode d’emploi, etc.
à travers les courriers, les notes, les messages, télécopies, les pages web, les forums, etc.

sont au mieux stockées parfois identifiées à un thème central, et ou reliées à un émetteur et à un destinataire. Tout cet ensemble informationnel existant de plus en plus naturellement en format numérique doit être qualifié plus finement pour être retrouvé au temps opportun et utile par les utilisateurs, ceux pour qui l’existence de ce groupe, cet ensemble de données, ce document a de l’importance.

LES OBJECTIFS
-          éviter les redondances
-          fiabiliser l’information par sa disponibilité
-          sécuriser les données par un contrôle d’accès qualifié (workflow)
-          simplifier la circulation des informations pour une meilleure compréhension
-          humaniser les rapports hommes/hommes, hommes/machines
-          etc. dont la productivité …

Des moteurs facilitent les recherches, mais livrent les données sans discernement, il apparaît que le point central de cette Gestion de la Donnée, du Document est l’homme, son profil, son certificat d’identification lié à sa fonction hiérarchique et ou fonctionnelle, et à son besoin final. Les nouveaux outils devront en tenir compte pour permettre d’organiser les flux de ces données, des documents,

en amont dès la conception,

et en aval pour sécuriser et qualifier leurs circulations.

En conclusion, il ne suffira pas d’être agile pour éviter de faire mal à aux résultats mais bien de repenser l’organisation humaine de l’entreprise face à un document de plus en plus intelligent.

Pour les internautes, prochainement, Twine une application, au service de l'intelligence collective.

“Twine is a new service that intelligently helps you share, organize and find information with people you trust.” http://www.twine.com

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Par mail : services@cap75.fr
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En route pour le document intelligent dans l’entreprise CONSEIL, GED, DEMATERIALISATION

Pour gérer autrement vos documents — Sun, 21 Oct 2007 18:48:00 +0200

En route pour le document intelligent dans l’entreprise

Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires.
Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,

un seul document et plusieurs lectures.

Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selonleur sensibilité et bien sûr en fonctiondes différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,

donnez la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !

Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.

Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.

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Repenser l’organisation humaine de l’entreprise DOCUMENT GED DEMATERIALISATION

Pour gérer autrement vos documents — Fri, 12 Oct 2007 17:01:00 +0200

Repenser l’organisation humaine de l’entreprise

pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment. (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise,

de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage.
en effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.

Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.

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Invitation Séminaire Paris Mardi 18 septembre 2007 “La vie du document dans l’entreprise” (GED, DEMAT,DOCUMENT)

Pour gérer autrement vos documents — Mon, 27 Aug 2007 12:18:00 +0200

Objet : Une urgence « gérer vos documents autrement »
Lettre aux responsables d’entreprise et aux gestionnaires de documents

Paris le 28 août 2007,

Madame, Monsieur,

La rentrée est là, et déjà vous êtes confrontés à tout, aux hommes et femmes qui vous entourent, avec leurs exigences, aux clients qui en demandent plus, aux fournisseurs qui sollicitent des délais pour des prix plus lourds, aux plannings qui s’étalent, et vos journées qui s’allongent. Bref « vous devez faire plus avec moins »,… moins de tout.

Une exigence « gérer vos documents autrement »

La clé qui vous apportera bien des solutions, à vos équipes, à vos clients, à vos fournisseurs, aux plannings et à votre agenda.

Donnez-vous trois heures pour en imaginer les profits. Durant ces trois heures nous vous présenterons les changements que vous pourrez attendre, les moyens à mettre en œuvre, des exemples concrets, des chiffres et des échanges d’expériences.

En effet, nous avons tous, nombres de documents à gérer, ceux qui entrent dans l’entreprise, ceux qui en sortent, ceux qui y circulent… des officiels, d’autres qui engagent l’entreprise, ou qui créent du lien entre les hommes.

Déjà le papier a commencé à laisser la place à d’autres supports sans que l’entreprise n’en maîtrise les flux, la circulation, la conservation, la confidentialité, ni même la protection.

Exemple : les documents qui se propagent dans vos messageries !!!

Au quotidien, de façon insidieuse, vous percevez les désagréments, parfois même les dangers.

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.

Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation.

Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.

Aujourd’hui vous vous devez : de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.

Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs) vous invite à son prochain séminaire (gratuit) à Paris.

« La vie du document dans l’entreprise »
La matinée du mardi 18 septembre 2007

17 bis rue Jenner 75013 Paris

Un programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents.

Dans l’attente de vous rencontrer, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.

Sabino Di Monté

Inscrivez-vous à en ligne notre prochain séminaire gratuit le 18 septembre 2007 à Paris. LA VIE DU DOCUMENT DANS L'ENTREPRISE

formulaire d'inscription et programme

le programme
- Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins

- Une table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :

1 - Acquisition, élaboration d’un document enregistrement, classement, indexation

2 - Gestion du document administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.

3 - Diffusion du document circulation, gestion des flux

4 - Archivage du document stockage, conservation, confidentialité, protection

- Des solutions

La Gestion électronique de document (GED) DocPort ! de Créatis

présentation et démonstration

quelques références d’utilisateurs : http://www.creatis.net/references.php

La dématérialisation, les solutions iXBiz, iXBus de SRCI

présentation et démonstration

quelques références d’utilisateurs : http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBus.aspx

http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBiz.aspx

- Conclusion : les réponses spécifiques à vos besoins

Ps : Gérer autrement vos documents permet de réaliser des ECONOMIES IMPORTANTES

Télécharger le programme en PDF

Inscrivez-vous à notre prochain séminaire gratuit le 18 septembre 2007 à Paris.

LA VIE DU DOCUMENT DANS L'ENTREPRISE

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SEMINAIRE PARIS 18 SEPTEMBRE 2007 “La vie du document dans l’entreprise” (Conseil, GED, DEMAT)

Pour gérer autrement vos documents — Wed, 15 Aug 2007 14:25:00 +0200

Paris le 14 août 2007

Technorati Profile

Lettre aux Responsables d'entreprises

(et aux gestionnaires de documents)

“Gérer autrement vos documents devient une urgence”

Nous avons tous, nombres de documents à gérer, ceux qui entrent dans l’entreprise, ceux qui en sortent, ceux qui y circulent…

Des officiels, d’autres qui engagent l’entreprise, ou qui créent du lien entre les hommes.

Exemple : les documents qui se propagent dans vos messageries !!!

Au quotidien, de façon insidieuse, vous percevez les désagréments, parfois même les dangers.

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.

Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation. Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.

Aujourd’hui vous vous devez : de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.

Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs) vous invite à son prochain séminaire (gratuit) à Paris

« La vie du document dans l’entreprise » La matinée du mardi 18 septembre 2007

17 bis rue Jenner 75013 Paris

Un programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents :

Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins

Table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :

1 - Acquisition, élaboration d’un document enregistrement, classement, indexation

2 - Gestion du document administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.

3 - Diffusion du document circulation, gestion des flux

4 - Archivage du document stockage, conservation, confidentialité, protection

Des solutions

La Gestion électronique de document (GED) DocPort ! de Créatis présentation et démonstration quelques références d’utilisateurs :

http://www.creatis.net/references.php

La dématérialisation, les solutions iXBiz, iXBus de SRCI présentation et démonstration quelques références d’utilisateurs :
http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBus.aspx

http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBiz.aspx

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